Excel im Controlling effektiv und zeitsparend nutzen

Excel ist aufgrund seiner hohen Flexibilität nach wie vor ein gefragtes Tool im Controlling und kommt als Problemlösung in folgenden Bereichen am häufigsten zum Einsatz:

o    Planung

Hierbei wird Excel besonders häufig bei der Budgetplanung oder der Liquiditätsplanung in der Praxis verwendet. Ob direkte oder indirekte Liquiditätsplanung – mit der effizienten Nutzung von Formeln wie SUMME WENN(S) oder SVERWEIS gelingt es auch komplexe Datentabellen zu erstellen und Plandaten anschaulich abzubilden.

o    Analyse

Im Rahmen des Management-Reportings mittels Diagrammen und Pivot-Tabellen, ist Excel ein hervorragendes Werkzeug, um aus verschiedenen Datenquellen Informationen zusammenzutragen und aufzubereiten. Durch das Wissen über effiziente Short Cuts wie F4 und Tricks dient Excel vor allem der Zeitersparnis in der Erstellung von analysierbaren Daten. Gerade bei filterbaren Daten können mit der Möglichkeit des „Datenschnitts“ Filter in Pivot-Tabellen visualisiert werden. Der Betrachter hat so die Möglichkeit lange Datenlisten nach seinen Ansprüchen zu filtern und sieht gleichzeitig auch welche Filter benutzt wurden.

o    Kalkulation

Auch bei der Preiskalkulation und der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung ist Excel ein geeignetes Werkzeug. Durch geschicktes Einsetzen der Funktion „RUNDEN“ und „WENNFEHLER“ können aussagefähige und transparente Kostenzusammensetzungen in Excel erstellt werden.

• Projektcontrolling mit Excel
• • Überblick über den aktuellen Projektstand

Damit interne Projekte und Entwicklungsprojekte nicht unbemerkt aus dem Ruder laufen, eignen sich sogenannte Excel Projekt-Cockpits, bei welchen auf einer Seite (einem Tabellenblatt) bis zu 3 Projekte nebeneinander betrachtet werden können.

Dafür wird jeweils ein dominantes Säulendiagramm für die bisher aufgelaufenen Kosten pro Projekt dargestellt.

o    Übersicht über Budget, Zeit und Projektfortschritt

Dazu werden 3 kleinere Balkendiagramme für das verbrauchte Budget, die aufgelaufene Zeit und den Erfüllungsfortschritt in Prozent dargestellt. Wenn diese Daten mit den dazugehörigen Diagrammen einmal aufgebaut sind, ist die eigentliche Datenerfassung schnell erledigt. Es müssen lediglich einmal die Rahmendaten des Projektes erfasst werden (Projektnummer, Bezeichnung, Start, Ende und Budget) und dann dazu regelmäßig die aufgelaufenen Kosten aus der mitlaufenden Kalkulation sowie die Abschätzung des Erfüllungsfortschritts durch den Projektleiter.

• Controlling-Cockpit und andere Reports mit Excel
  Im monatlichem Berichtswesen eignet sich Excel wunderbar zur Standardisierung mittels einheitlicher Vorlagen:
• • Einheitliche Visualisierung durch Dashboard-Templates

Durch die Erstellung eines „Dashboard Templates“ gelingt es, Diagramme und Tabellen immer an die gleiche Stelle zu bringen und auch dessen Größe am Raster auszurichten. Zusätzlich helfen Ihnen sogenannte „SPARK LINES“ um Aussagen für Trends in Tabellen zu visualisieren. So bekommen Sie eine professionelle Optik in Ihr Dashboard.

o    Einfache Aktualisierung von Daten in Pivot-Tabellen

Gerade wenn Sie monatlich aus verschiedenen Systemen gezielte Daten in einer Tabelle zusammentragen möchten, empfiehlt es sich dazu mit Pivot-Tabellen zu arbeiten. Diese bieten nämlich die Möglichkeit die Datenquelle zu aktualisieren oder die Datenquelle zu erweitern. Ein Aufbau einer „neuen“ Tabelle entfällt somit.

o    Einsatz von Formeln, welche aufwendige Sucharbeit übernehmen

Durch den Einsatz der Formeln S-VERWEIS oder INDEX können zeitfressende Sucharbeiten reduziert werden. Die Formeln eignen sich sehr gut in tabellarischen Auswertungen als auch in Kombination mit aussagekräftigen Diagrammen in Ihren Dashboards.