Die fortschreitende Entwicklung und Lernfähigkeit künstlicher Intelligenz ist spannend. Sie revolutioniert zahlreiche Arbeitsbereiche – auch die Art und Weise, wie wir Daten verarbeiten und analysieren.
Eines der bekanntesten KI-Modelle ist ChatGPT, ein von OpenAI entwickelter Textgenerator. In Zusammenarbeit mit Microsoft Excel kann ChatGPT eine wertvoller Assistenz sein – auch, um beispielsweise Formelfehler zu finden.
In meinem neuen Blogbeitrag liefere ich Ihnen Anregungen und nützliche Prompts, also Befehle, für die tägliche Arbeit. Als Basis nutze ich die kostenfreie Version ChatGPT 3.5.
Zum Verständnis der Arbeitsweise der KI stelle ich Ihnen zu Beginn drei einfache Beispiele vor:
1. Erläuterungen erhalten
Sie möchten eine bestimmte Funktion oder eine Formel erläutert bekommen? Fragen Sie ChatGPT! In wenigen Sekunden liefert die KI Ihnen eine Antwort auf Ihre Frage.
Beispiel-Prompt: „Erkläre mir mit einem Beispiel die Excel Funktion SVERWEIS.“
Ergebnis:
2. Beispiel-Datensätze generieren
Sie benötigen eine Hand voll Dummydaten? Für
Vorlagen, Präsentationen, Schulungen? ChatGPT hilft in Windeseile!
Beispiel-Prompt: „Generiere Beispiel-Vertriebsdaten als Tabelle mit 10 Datensätzen.“
Ergebnis:
3. Berichte erstellen
ChatGPT kann Ihnen helfen, gut verständliche Textberichte zu erstellen. Basis sind Excel-Listen, deren Inhalt Sie kopieren (siehe Prompt).
Hier ist allerdings Vorsicht geboten: Die Textergebnisse liefern häufig noch inhaltliche Fehler. Investieren Sie die gesparte Zeit in die Qualität der Aussagen.
Beispiel-Prompt: „Erstelle einen Bericht aus folgenden Daten:“
Datum
Produkt Menge Einzelpreis
Gesamtpreis
2023-08-01 Produkt A 50
10,00 500,00
2023-08-02 Produkt B 30
15,00 450,00
2023-08-03 Produkt A 20
10,00 200,00
2023-08-04 Produkt C 15
25,00 375,00
2023-08-05 Produkt B 40
15,00 600,00
2023-08-06 Produkt A 10
10,00 100,00
Beispielhafte Befehle für die Zusammenarbeit von Excel & ChatGPT:
Überlegen Sie sich zunächst: Was genau soll Excel für Sie tun?
Typische Befehle beginnen mit:
- Wo ist der Fehler in der Funktion …
- Schreibe eine Anleitung für …
- Schreibe einen Klickleitfaden, um …
- Nenne X Lösungswege, um …
- Erstelle eine Vorlage
- Erkläre, wie …
- Liste X Beispiele für …
- Generiere …
Ergänzen Sie Ihre Befehle um konkrete Rahmenbedingungen, also zum Beispiel das auszugebende Format, die gewünschte Anzahl Beispiele, die Menge an Zeichen oder den Sprachstil:
1. Wo ist der Fehler in der Funktion =SVERWEIS("Produkt A", A2:B10, 2)?
2. Erkläre mir die Excel Funktion SVERWEIS anhand eines Beispiels. Nutze Sprache, die
kaufmännische Auszubildende im ersten Ausbildungsjahr einfach und schnell verstehen.
3. Generiere beispielhafte Muster-Vertriebsdaten als Tabelle mit 10 Datensätzen.
4. Schreibe eine kurze Zusammenfassung des Excel-Werkzeugs X. Nutze maximal 500 Zeichen. Nutze einfache Sprache.
5. Schreibe eine Anleitung, wie ich eine Pivot-Tabelle in Excel erstelle, um Umsatzdaten nach Monat aufzuschlüsseln.
6. Schreibe eine Anleitung, um eine bedingte Formatierung in Excel einzurichten, die Zellen hervorhebt, wenn der Lagerbestand unter den bestimmten Wert 10 fällt.
7. Schreibe eine Anleitung, um eine bedingte Formatierung in Excel einzurichten. Die bedingte Formatierung soll Zellen hervorheben, wenn der Lagerbestand unter den bestimmten Wert 10 fällt.
8. Erstelle einen Klickleitfaden zum Einfügen eines Säulendiagramms in Excel, um den Vergleich von Verkaufszahlen zwischen verschiedenen Produkten darzustellen.
9. Erstelle eine Vorlage im Tabellenformat in Excel für die Berechnung der Abschreibung eines Anlagevermögens anhand der linearen Abschreibungsmethode.
10. Liste drei Lösungen, um doppelte Datensätze in einer Spalte in Excel zu finden und zu entfernen.
11. Liste fünf Möglichkeiten, den durchschnittlichen Gesamtumsatz für einen bestimmten Zeitraum mit Excel-Formeln zu berechnen.
12. Liste drei Beispiele für eine Cashflow-Tabelle in Excel, die Einnahmen, Ausgaben und den Nettocashflow für ein Quartal aufzeigt.
13. Beschreibe drei Lösungswege, Text aus mehreren Zellen in Excel zu kombinieren, um einen vollständigen Namen zu erstellen.
14. Erkläre mir, wie ich Daten aus einer CSV-Datei in Excel importiere und sie in Spalten organisiere.
15. Erkläre mir wie ich eine Excel-Tabelle in ein PDF-Format exportiere, während das Layout beibehalten wird.
Fazit:
Während MS Excel eine unverzichtbare Plattform für die Datenverarbeitung bleibt, kann ChatGPT Ihre Arbeit effizienter gestalten.
Wichtig ist allerdings, dass Sie die Antworten, die die KI generiert, niemals als „allgemeingültig“ übernehmen. Der kritische Blick mit Fachkenntnis ist unerlässlich.
Ich empfehle deshalb, ChatGPT lediglich als Impulsgeber und Ideenlieferant zur Unterstützung zu nutzen. Ich selbst nutze ChatGPT gerne, um beispielsweise Formelerklärungen und Klickleitfäden vorzubereiten.
Sollten Sie Texte aus Chat GPT direkt übernehmen, empfehle ich, dies wie folgt zu kennzeichnen: „Dieser Text wurde mit Hilfe von ChatGPT erstellt Quelle: (ChatGPT, persönliche Kommunikation, 21. August 2023).“
Viel Freude beim Ausprobieren wünscht Ihnen
Ralf Greiner
Excel Experte und Geschäftsführer ralf-greiner.com
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