Power Query ist ein leistungsstarkes Tool in Microsoft Excel, das im Bereich Controlling sehr nützlich sein kann, um Daten zu importieren, zu transformieren und zu analysieren. Hier sind einige grundlegende Schritte, um Power Query in Kombination mit (Power) Pivot effektiv im Controlling zu nutzen:
Daten importieren in Power Query:
Klicke auf "Daten" in der Menüleiste von Excel und wähle "Daten abrufen".
Wähle die gewünschte Datenquelle aus (z. B. Excel-Tabelle, CSV-Datei, Datenbank).
Datenbereinigung in Power Query:
Entferne im Power Query Editor unnötige Spalten, leere Zeilen oder Duplikate.
Nutze Filter, um nur relevante Daten anzuzeigen.
Überprüfe und ändere Datentypen nach Bedarf.
Transformationen in Power Query vornehmen:
Nutze folgende effektive Power Query-Funktionen im Power Query Editor, um Daten zu transformieren:
· Das Hinzufügen von Spalten
· das Zusammenführen und Anfügen von Abfragen (ersetzt Sverweis oder/und Copy Paste)
· das Gruppieren von Daten (ersetzt die Formel Summewenn(s)
· und das Erstellen benutzerdefinierter Spalten in M-Sprache
Die M-Sprache in Power Query ist eine Art von Programmiersprache, die speziell für die Datenbearbeitung entwickelt wurde.
Datenmodellierung mit Power Pivot:
Wenn nötig, erstelle Beziehungen zwischen verschiedenen Tabellen.
Füge benutzerdefinierte Berechnungen z.B. für Kennzahlen oder neue Daten-Spalten hinzu, indem du DAX (Data Analysis Expressions) in Power Pivot verwendest. Die 5 häufig genutzten DAX Funktionen lauten
1. SUMX:
Berechnet die Summe einer Ausdrucks über eine Tabelle. Das ist besonders hilfreich für die Erstellung von aggregierten Kennzahlen.
2. CALCULATE:
Ändert den Kontext für die Ausführung von DAX-Ausdrücken, was besonders wichtig ist, wenn du Berechnungen in verschiedenen Filterkontexten durchführen möchtest.
3. FILTER:
Ermöglicht das Anwenden von Filtern auf eine Tabelle oder einen Ausdruck, was die Flexibilität bei der Datenanalyse erhöht.
4. RELATED:
Gibt eine verwandte Spalte in einer anderen Tabelle zurück. Das ist besonders nützlich für das Arbeiten mit Beziehungen zwischen Tabellen.
5. IF:
Ermöglicht bedingte Ausdrücke, um Werte basierend auf einer Bedingung zu generieren.
Alternativ kannst Du natürlich das „berechnete Feld“ in der finalen Excel PivotTabelle nutzen. Dies ist weniger komplex und gerade für einfache Berichte übersichtlicher zu handhaben.
Automatisierung:
Erstelle eine Abfrage, die automatisch aktualisiert wird, wenn sich die Quelldaten ändern.
Verwende Parameter, um Abfragen flexibler zu gestalten.
Visualisierung:
Verwende PowerPivot, um Datenmodelle zu erstellen, diese zu visualisieren und komplexe Berechnungen durchzuführen.
Erstelle PivotTables und PivotCharts zur besseren Datenvisualisierung.
Berichterstellung und Dashboards:
Verbinde Power Query-Abfragen mit Excel-Tabellen oder einfachen Pivot Charts, um aussagekräftige Berichte zu erstellen.
Integriere Power BI für fortgeschrittenere Datenvisualisierungen und Dashboards, die für mehrere Empfänger und auf verschiedenen Endgeräten (Desktop, Taplet, Smartphone) zur Verfügung gestellt werden müssen.
Fehlerbehandlung:
Implementiere Fehlerbehandlung in deinen Abfragen, um mit möglichen Problemen während der Datenimport- und Transformationsprozesse umzugehen.
Dokumentation:
Dokumentiere deine Power Query-Abfragen, Transformationen und Berechnungen, um die Nachvollziehbarkeit zu erleichtern. Das muss nicht aufwendig und in langen Word-Texten sein. Am einfachsten und schnellsten geht es, wenn Du deine Datenquellen und Power Query Abfragen von Anfang an nach der Logik – Fakten und Dimensionstabellen sauber benennst oder und nummerierst. In Pivot gibt es zusätzlich die Möglichkeit „Formeln auflisten“ um berechnete Felder als ausgeschriebene Rechenformel auf einem separaten Excelblatt aufzulisten.
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Viel Erfolg wünscht Dir
Ralf
Ralf Greiner
Excel Experte und Geschäftsführer ralf-greiner.com
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