Drei Leistungsstarke Excel-Tools für Controller, Personalcontroller und Analysten zur Zeitersparnis und Vereinfachung von Berichten

Excel ist zweifellos eines der mächtigsten Werkzeuge im Repertoire von Controllern, Personalcontrollern und Analysten.

 

Mit der richtigen Anwendung von fortschrittlichen Excel-Tools können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch komplexe Analysen vereinfachen.

 

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen drei leistungsstarke Excel-Tools vor die speziell für den Analyse- und Controlling-Bereich entwickelt wurden.

 

✅Intelligente Tabellen

✅Power Query

✅und Pivot Tabellen

Intelligente Tabellen, auch als Excel-Tabellen bekannt, sind eine ausgezeichnete Möglichkeit, Daten zu organisieren und zu analysieren.

 

Umsetzungstipp: Der schnellste Weg „intelligente Tabellen“ zu erhalten gelingt Ihnen mit der Tastenkombination STRG T und dann „OK“ drücken. Hier folgt die ausführliche Beschreibung:

 

Schritt 1: Daten auswählen

 

Öffnen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe und markieren Sie den Bereich mit den Daten, den Sie in eine Tabelle umwandeln möchten. Stellen Sie sicher, dass alle Spalten eine Überschrift haben, damit Excel die Tabelle korrekt erkennt.

 

Schritt 2: Menüband "Start" auswählen

 

Gehen Sie zum Menüband "Start" oben in Excel.

 

Schritt 3: Tabelle erstellen

 

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Als Tabelle formatieren". Diese Schaltfläche kann je nach Ihrer Excel-Version leicht variieren, ist jedoch normalerweise durch ein kleines Kästchen mit Gitterlinien und einem Pfeil dargestellt.

 

Schritt 4: Bereich bestätigen

 

Stellen Sie sicher, dass das Dialogfeld "Als Tabelle erstellen" den richtigen Bereich für Ihre Daten anzeigt. Die "Tabelle erstellen mit Überschriften" Option sollte aktiviert sein, wenn Ihre Daten Überschriften haben.

 

Schritt 5: Format wählen

 

Wählen Sie das gewünschte Tabellenformat aus den verschiedenen Optionen im Dialogfeld aus. Stellen Sie sicher, dass die Vorschau Ihre Daten korrekt darstellt.

 

Schritt 6: OK klicken

 

Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um die Tabelle zu erstellen. Excel wird nun Ihre Datenliste in eine Daten-Tabelle umwandeln und automatisch Filter für jede Spalte hinzufügen.

 

Schritt 7: Tabelle benennen (kein Muss aber sehr hilfreich 😉)

 

Nach Bedarf können Sie Ihrer Tabelle einen aussagekräftigen Namen geben. Klicken Sie einfach auf die Tabelle, gehen Sie zum Menüband "Tabellenentwurf" oder „Tabellentools“ und geben Sie ganz links unter "Eigenschaften" einen Namen ein.

 

 

Durch die Umwandlung Ihrer Daten-Liste in eine intelligente Tabelle erhalten Sie automatisch Filter, Sortierungen und eine bessere Lesbarkeit.

 

Das Hinzufügen neuer Daten wird erleichtert, da die Tabelle automatisch erweitert wird. Darüber hinaus ermöglicht die Verwendung von Spaltenüberschriften den einfachen Zugriff auf die Daten durch Bezugnahme auf diese Überschriften in Formeln, was die Fehleranfälligkeit verringert und die Lesbarkeit Ihrer Formeln erhöht.

 

Ferner können Tabellen im Gegensatz zu Listen mit einem Namen versehen werden (wie im Schritt 7 erklärt), was die Übersicht in der Zusammenarbeit mit Power Query und Pivot erleichtert. Lesen Sie auch folgenden Beitrag um mehr zu „intelligenten Tabellen" zu erfahren.

Power Query ist ein leistungsstarkes Tool, das es ermöglicht, Daten aus verschiedenen Quellen zu importieren, zu transformieren und zu verbinden.

 

Statt mühsam Daten manuell zu sammeln und zu bearbeiten, ermöglicht Power Query das automatische Abrufen von Daten aus verschiedenen Quellen wie Datenbanken, Textdateien wie CSV, Excel Arbeitsmappen und Online-Diensten.

 

Sie können im Power Query Editor Daten filtern, bereinigen und transformieren, bevor Sie sie in Excel laden.

 

Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler, die bei manuellen Eingriffen auftreten können. Power Query wird auch als „benutzerfreundlichere“ Alternative zu Excel VBA-Programmierung bezeichnet. Lesen Sie in diesem Artikel mehr zur Evolution von Power Query.

Pivot Tabellen sind ein unschätzbares Werkzeug für die Analyse großer Datenmengen und dient Ihnen zur optimalen Visualisierung und Berechnung Ihres Berichtes.

 

Pivot Tabellen ermöglichen es, Daten in übersichtlichen Tabellenformaten zu organisieren und komplexe Analysen mit nur wenigen Klicks durchzuführen.

Mit Pivot Tabellen können Sie Daten dynamisch gruppieren, filtern und aggregieren. Dies erleichtert nicht nur die Erstellung von Berichten, sondern ermöglicht auch eine tiefere Analyse Ihrer Daten. Durch die Verwendung von Pivot Tabellen können Sie komplexe Datenstrukturen verstehen und aussagekräftige Berichte für das Management erstellen. Lesen Sie hier mehr Details rund um Pivot.

 

Insgesamt bieten diese drei Excel-Tools – Intelligente Tabellen, Power Query und Pivot Tabellen – eine mächtige Kombination, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, die Effizienz zu steigern und fundierte Entscheidungen im Bereich Controlling und Analyse zu treffen.

 

Indem Sie diese Tools geschickt einsetzen, können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Qualität Ihrer Berichte und Analysen erheblich verbessern. Nutzen Sie die volle Leistungsfähigkeit von Excel und maximieren Sie Ihr Potenzial im Bereich des Finanz- und Datenmanagements.

 

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Benutzen dieser 3 Excel Werkzeuge in Ihrer Analyse!

 

Ralf Greiner

Excel Experte und Geschäftsführer der Excel Lernplattform ralf-greiner.com