Liebe Buchhalter-, Personaler- und Kaufmännischen Leiter / innen,
Wir alle wissen, dass der Jahresabschluss im Bereich der Buchhaltung und Personalarbeit eine Herausforderung darstellt, die unter Zeitdruck Präzision und Effizienz erfordert.
In Anbetracht dessen möchte ich Ihnen heute mit diesen Beitrag eine Sammlung von acht unverzichtbaren Excel-Werkzeugen vorstellen, die Ihnen dabei helfen werden, den Prozess des Jahresabschlusses zu vereinfachen und zugleich die Genauigkeit zu steigern. 🚀
1. SVERWEIS (VLOOKUP):
Häufigkeit der Nutzung: Hoch
Erklärung:
Die SVERWEIS-Funktion ist unerlässlich für die Suche nach einem Wert in einer Tabelle und dem Abrufen zugehöriger Informationen. Angenommen, wir haben eine Tabelle mit Kontonummern und Salden, und wir möchten den Saldo für eine bestimmte Kontonummer finden:
Beispiel:
=SVERWEIS(Kontonummer, Tabelle, 2, FALSCH)
Hier gibt "Kontonummer" die zu suchende Kontonummer (Suchkriterium) an, "Tabelle" ist der Bereich (Matrix), der die Kontonummern und Salden enthält, und "2" steht für die Spalte (Spaltenindex) mit den Salden. Das Argument Falsch ist unbedingt notwendig (obwohl es ein optionales Argument ist), damit eine exakte Suche stattfinden kann.
Hinweis: Sollten Sie Excel 365 haben empfehle ich Ihnen statt Sverweis mit dem neuen XVERWEIS zu arbeiten. Dieser ersetzt die Formeln Sverweis, WVerweis, Index und Vergleich und ist.
2. PivotTabellen (PivotTables):
Häufigkeit der Nutzung: Sehr Hoch
Erklärung:
PivotTabellen ermöglichen die flexible Analyse großer Datemmengen. Zum Beispiel können wir eine PivotTabelle verwenden, um die Gesamtsalden nach Kontenart zu gruppieren:
Beispiel:
Ziehen Sie das Kontenart-Feld in den Zeilenbereich der Pivottable Felder.
Ziehen Sie das Saldo-Feld in den Werte-Bereich und wählen Sie die Summe.
3. WENN-Funktion (IF):
Häufigkeit der Nutzung: Sehr Hoch
Erklärung:
Die WENN-Funktion ist entscheidend für die Umsetzung von Bedingungen in Excel. Angenommen, wir wollen eine Zelle markieren, wenn der Saldo unter einem bestimmten Wert liegt:
Beispiel:
=WENN(Saldo<0; "Markieren"; "Nicht markieren")
Diese Formel markiert die Zelle, wenn der Saldo negativ ist.
4. Datenüberprüfung (Data Validation):
Häufigkeit der Nutzung: Hoch
Erklärung:
Datenüberprüfung hilft dabei, die Dateneingabe zu standardisieren. Zum Beispiel können wir eine Dropdown-Liste erstellen, um nur bestimmte Kontenarten zuzulassen.
Beispiel:
Wählen Sie die Registerkarte Daten/Datentools/Datenüberprüfung.
Stellen Sie bei Gültigkeitskriterien auf "Liste"
Markieren Sie als Quellbereich die Zellen, die Sie als Dropdown-Auswahl habe möchten.
5. Text in Spalten (Text-to-Columns):
Häufigkeit der Nutzung: Mittel
Erklärung:
Dieses Werkzeug trennt Text in Zellen auf der Grundlage eines Trennzeichen.
Beispiel:
Angenommen, wir haben eine Zelle mit "Kunde123, Max Mustermann" und wollen Vor- und Nachname trennen:
Wählen Sie die Zelle aus.
Gehe zu "Daten" , "Text in Spalten" > "Getrennt" und wählen Sie das Trennzeichen aus.
Hinweis:
Alternativ zu "Text in Spalten" gibt es an Excel 2013 auch die Funktion "Blitzvorschau", die ein Muster in Tabellen erkennt und nach Ihren Wünschen (Muster) Inhalte trennt oder verbindet. Probieren Sie es gerne einmal aus 😉
6. Bedingte Formatierung (Conditional Formatting):
Häufigkeit der Nutzung: Hoch
Erklärung:
Bedingte Formatierung hebt Zellen basierend auf festgelegten Bedingungen farblich hervor.
Beispiel:
Zum Beispiel könnten wir alle negativen Salden rot formatieren:
Wählen Sie den Bereich aus.
Gehe zu Registerkarte "Start" > "Bedingte Formatierung" > "Regeln zum Hervorheben von Zellen" > und wählen Sie die Bedingung "kleiner als 0" aus. Es gibt aber noch viele weitere nützliche Vorlagen wie
- Größer als,
- kleiner als,
- Textinhalt,
- Datum, etc.
Hier ist für die relevantesten Anwendungsfälle in Ihrem Jahresabschluss auf jeden Fall das passende dabei!
7. INDEX und VERGLEICH in Kombination (INDEX-MATCH):
Häufigkeit der Nutzung: Hoch
Erklärung:
Diese Kombination ermöglicht eine flexible Suche und Zuordnung von Werten. Angenommen, wir haben eine Tabelle mit Kontonummern und Salden, und wir möchten den Saldo für eine bestimmte Kontonummer finden:
Beispiel:
=INDEX(Salden;VERGLEICH(Kontonummer;Kontonummern;0))
Hinweis:
Sollten Sie Excel 365 haben, empfehle ich Ihnen alternativ die Formel XVERWEIS zu nutzen, da diese anwenderfreundlicher ist.
8. Excel-Tabellen (Excel Tables):
Häufigkeit der Nutzung: Mittel
Erklärung:
Excel-Tabellen sind auch als sogenannte "intelligente Tabellen bekannt" und erleichtern das Filtern und Sortieren von Daten. Durch das Umwandeln von Daten-Listen in eine Tabelle können Sie schnell auf alle Funktionen zugreifen. Auch im Zusammenhang mit Excel-Funktionen und PivotTabellen sind formatierte Excel-Tabellen eine gute Grundlage.
Beispiel:
Klicken Sie einfach auf eine Zelle in der Tabelle und wählen Sie Registerkarte START, Formatvorlagen "als Tabelle formatieren" aus. Alternativ ginge auch die Tastenkombination STRG T, und dann OK wählen. Mehr Details zu Excel- Tabellen finden Sie in diesem Beitrag.
Fazit
Diese Excel-Werkzeuge bilden das Kernarsenal für einen Buchhalter und Personaler bei der Kontenabstimmung und buchhalterischen Abgleichen im Jahresabschluss. Sie bieten die Flexibilität und Präzision, die für eine genaue Finanzberichterstattung erforderlich sind. Natürlich gibt es noch viele weitere Excel-Tools, in diesem Beitrag haben wir uns bewusst auf die am häufigsten genutzten fokussiert.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem diesjährigen Jahresabschluss!
Ralf Greiner
Excel Experte und Geschäftsführer der Excel Lernplattform ralf-greiner.com
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