Excel-Expedition: Von Excel-Neulingen zu Daten-Dynasten - Die Unverzichtbare Reise durch die 4 Excel Ebenen eines jeden Anwenders

Bildquelle: Eigene Darstellung, Ralf Greiner, 2024

Bildquelle: Eigene Darstellung, Ralf Greiner, 2024

Als Excel Anwender in Buchhaltung, Personalabteilung und Controlling ist es unerlässlich, Excel in seiner ganzen Vielfalt zu beherrschen, vor allem wenn die zu verarbeitenden Daten variieren. Mir persönlich sind als Excel Trainer folgende grundsätzliche Dinge aufgefallen:

• Viele Buchhalter und Personaler sind auf den Ebenen 1+2 unterwegs, nur wenige auf den Ebenen 3+4
• Controller mit überschaubaren Daten sind auf den Ebnen 2+3 unterwegs und denken über Ebene 4 nach
• Mit zunehmender Datenmenge, gibt es immer weniger Excel Anwender auf den Ebnen 3-4
• Firmen die Datensätze mit 50.000 Zeilen und mehr verarbeiten nutzen Ebene 4 oder fragen nach Ebene 5 und wollen für Standard Auswertungen (verständlicherweise) immer weniger Excel nutzen, was klasse ist.

Auf welcher Excel Ebene sind Sie unterwegs?

Dieser Beitrag führt Sie durch die verschiedenen Ebenen der Excel-Nutzung, von den grundlegenden Schaltflächen bis hin zu fortgeschrittenen Tools wie Power Query und Power Pivot. Hier sind vier Schlüsselinformationen, die Sie auf Ihrer Reise durch die Excel-Ebenen begleiten werden:

✅ Ebene 1: Excel Schaltflächen + Taschenrechner Funktionen

Grundlegende Funktionen: Mit einfachen Zellbezügen Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren und Teilen von Zahlen.

Symbolleistenwerkzeuge: Ähnlich einem Taschenrechner, jedoch mit erweiterten Möglichkeiten wie der Blitzvorschau und Duplikate entfernen.

✅ Ebene 2: Formeln + Funktionen

Einführung in Formeln und Funktionen: Verwendung von Codes in Zellen für spezifische Berechnungen.

Beispiele: SUMMEWENN für bedingte Addition, SVERWEIS +XVERWEIS für Datenvergelcihe.

✅Ebene 3: Pivot-Tables + Pivot Charts

Analyse und Visualisierung: Erstellung von Pivot-Tabellen und Pivot-Charts.

Leistungsfähige Werkzeuge: Schnelle Datenanalyse und -zusammenfassung nach verschiedenen Kriterien.

✅ Ebene 4: Power Tools: Power Query + Power Pivot

Fortgeschrittene Werkzeuge: Power Query für Datenimport, -transformation und -zusammenführung.

Power Pivot: Verarbeitung großer Datenmengen über 1 Mio Zeilen und komplexe Berechnungen durch Datenmodellierung.

Durch die Meisterung jeder Ebene erweitern Sie Ihr Verständnis für Excel und maximieren dessen Potenzial für Ihre individuellen Anforderungen. Schreiten Sie voran und nutzen Sie Excel effektiv als unverzichtbares Werkzeug in Ihrem beruflichen Alltag und bereiten sich und ihr Unternehmen so gleichzeitig für Power BI vor 😉.

Auf dieser Ebene finden Sie die grundlegenden Funktionen von Excel.

Das sind die Schaltflächen und Werkzeuge, die Sie in der Symbolleiste finden. Hier sind einfache Berechnungen möglich, wie zum Beispiel das Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren und Teilen von Zahlen.

Es ist ähnlich wie ein Taschenrechner, nur mit etwas mehr Möglichkeiten. Die am meisten genutzten Werkzeuge auf dieser Ebene sind die Schaltfläche Filter, Sortieren und Autosumme.

Wenn Sie auf Ebene 2 kommen, beginnen Sie, Formeln und Funktionen zu verwenden.

Das sind spezielle "Codes", die Sie in Zellen bzw. in der f(x)-Zeile eingeben, um Excel bestimmte Berechnungen durchführen zu lassen.

• Zum Beispiel können Sie die SUMMEWENN-Funktion verwenden, um Zahlen bedingt zu addieren,
• oder die Formeln SVERWEIS + XVERWEIS um Datenvergleiche durchzuführen.

Die Ebenen 1+2 werden häufig in der Buchhaltung und Personalabrechnung verwendet.

Auf dieser Ebene lernen Sie, Pivot-Tabellen und Pivot-Charts zu erstellen.

• Pivot-Tabellen sind leistungsstarke Werkzeuge, mit denen Sie Daten schnell analysieren und zusammenfassen, indem Sie diese nach verschiedenen Kriterien gruppieren. Pivot ersetzt so die Rechenformel SUMMEWENN(S).

• Pivot-Charts sind grafische Darstellungen dieser Pivot-Tabellen, die es einfacher machen, Trends und Muster in deinen Daten zu erkennen. Besonders komfortabel ist die Filtermöglichkeit mit Datenschnitten.

Pivot wird mit zunehmender Datenmenge in Buchhaltung und Controlling gerne genutzt.

Hier kommen wir zu den fortgeschrittenen Tools in Excel.

• Power Query ist ein leistungsstarkes Werkzeug zum Importieren, Transformieren und Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Quellen. Es ermöglicht es, Daten zu bereinigen und zu modellieren, bevor diese in Excel z.B. mittels Pivot-Tables analysiert werden.
• Power Pivot ist das Datenmodell von Excel (ähnlich wie Access Datenbanken, nur besser ;)), die es  ermöglicht, große Datenmengen (über 1 Mio Zeilen) zu verarbeiten und komplexe Berechnungen durchzuführen, indem z.B. Datenmodelle nach dem STERN-SCHEMA erstellt werden.

Ebene 4 ist aktuell die höchste Excel Ebene und wird häufig von Datenanalysten und Controllern mit großen Datenmengen genutzt. Da Power Query und Power Pivot auch sehr ähnlich in Microsoft Power BI verwendet werden, ist diese Ebene für Excel Anwender sehr hilfreich, um grundlegendes Wissen für Power BI zu sammeln.

Obwohl dies nicht direkt zu Excel gehört, ist Power BI ein weiteres fortgeschrittenes Tool für die Datenanalyse und -visualisierung.

• Wer Power Query und Power Pivot aus Excel kennt, wird merken, das "der Motor, also der Kern von Power BI, Power Query und Power Pivot ist".

• Es ermöglicht, interaktive Dashboards und Berichte für viele Empfänger zu erstellen und zu teilen und ist für Anwender mit riesigen Datenmengen relevant.

Mit jedem Schritt durch die Excel Ebenen 1-4 werden Sie tieferes Verständnis für Excel und seine Möglichkeiten entwickeln. Es ist wichtig, jeden Schritt zu beherrschen, wenn Sie unterschiedliche Datenmengen (große- und kleine) als auch unterschiedliche "Datenqualitäten" haben (strukturiert / unstrukturiert).

Ziel eines Unternehmens sollte nach meiner Meinung sein, zuerst an der Datenqualität zu arbeiten, indem Systeme mit sauberen Datenexporten ermöglicht werden. Das schafft den Excel Anwendern Freiraum, da es händische Excel-Arbeit auf den Ebenen 1+2 einspart.

Je größer die Datenmenge im Unternehmen, desto wichtiger ist es Wissen auf den Ebenen 3+4 aufzubauen und darüber nachzudenken, ob Standard-Berichte direkt mit Standard-Systemen ohne Excel geliefert werden können.

• Wenn auch Sie Ihr Excel Know How im ganzen Unternehmen erweitern wollen, stehe ich Ihnen gerne mit meiner Excel Lernplattform 24/7 an 360 Tagen im Jahr zur Verfügung.

Melden Sie sich gerne bei mir für ein Angebot für Ihr Unternehmen und nutzen Sie den kostenlosen Testzugang zu unserer Excel Lernplattform.

Mit freundlichen Grüßen,

Ralf Greiner

Excel Experte und Geschäftsführer der Excel Lernplattform ralf-greiner.com