Blog für Stadtwerke – Ralf Greiner
Fachbeitrag | Controlling und Reporting
Viele kleinere und mittlere Stadtwerke arbeiten im Reporting weiterhin mit Excel. Mit Power Query und Pivot-Tabellen lassen sich Berichte jedoch deutlich stabiler, nachvollziehbarer und weniger fehleranfällig aufbauen – ohne sofort ein großes BI-System einzuführen.
Auch ohne großes BI-Projekt können kleinere Stadtwerke ihr Reporting mit Excel, Power Query und Pivot deutlich robuster aufstellen.
Bad Harzburg, April 2026
Redaktion: Blog für Stadtwerke – Ralf Greiner
Excel ist in Stadtwerken bis heute eines der wichtigsten Werkzeuge im Arbeitsalltag. Verbrauchsdaten, Kostenstellen, Investitionsplanung, Monatsberichte, Abweichungsanalysen oder Übersichten für Besprechungen: Viele Informationen laufen weiterhin in Excel zusammen. Das ist nachvollziehbar. Excel ist verfügbar, bekannt und schnell einsetzbar. Das eigentliche Problem liegt deshalb meist nicht im Werkzeug selbst, sondern in der Art, wie damit gearbeitet wird.
In vielen Häusern entstehen Berichte noch immer durch Copy-and-paste, manuelle Zwischenstände und aufwendig gepflegte Tabellenblätter. Daten werden aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt, Dateistände per E-Mail verschickt und Auswertungen Monat für Monat neu aufgesetzt. Solche Prozesse funktionieren oft erstaunlich lange – bis der Abstimmungsaufwand steigt, Fehler auftauchen oder der Bericht in der entscheidenden Besprechung nicht belastbar genug ist.
Gerade kleinere und mittlere Stadtwerke stehen hier vor einer typischen Herausforderung: Einerseits wächst der Bedarf an verlässlichen Auswertungen. Andererseits fehlen häufig Zeit, Kapazität oder Budget, um sofort ein großes BI-System einzuführen. Genau an dieser Stelle kann ein sauber aufgebautes Reporting mit Power Query und Pivot-Tabellen ein sinnvoller Schritt sein.
Power Query hilft dabei, Daten aus unterschiedlichen Dateien und Quellen strukturiert zu importieren und immer wieder nach denselben Regeln aufzubereiten. Statt Werte Monat für Monat neu zu kopieren, werden die Schritte einmal definiert und anschließend reproduzierbar ausgeführt. Das reduziert nicht nur manuellen Aufwand, sondern schafft vor allem mehr Stabilität im Prozess.
Pivot-Tabellen ergänzen diesen Ansatz auf der Auswertungsseite. Sind die Daten sauber aufgebaut, lassen sich Berichte, Summen, Vergleiche und Filter wesentlich klarer darstellen. Für Besprechungen bedeutet das: weniger Diskussion über unterschiedliche Dateistände, mehr Fokus auf Inhalte, Abweichungen und Entscheidungen.
Der besondere Vorteil dieses Ansatzes liegt darin, dass Stadtwerke dabei auf vorhandene Werkzeuge aufbauen. Es geht nicht darum, Excel künstlich zu einem vollwertigen BI-System zu erklären. Aber es geht sehr wohl darum, mit den bereits verfügbaren Mitteln deutlich robuster zu arbeiten als mit klassisch gewachsenen Tabellenstrukturen. Für viele kleinere Stadtwerke ist genau das ein realistischer und wirtschaftlicher Weg.
In der Praxis lohnt sich dabei eine klare Reihenfolge. Zuerst sollten Datenquellen und Berichtszwecke sauber definiert werden. Danach folgt die Frage, welche Schritte heute manuell passieren und künftig standardisiert werden können. Erst dann sollte die eigentliche Berichtslogik aufgebaut werden. Wer dagegen sofort mit Diagrammen oder Layout beginnt, baut häufig nur die alten Schwächen in neuer Optik nach.
Besonders hilfreich ist dieser Ansatz überall dort, wo regelmäßig ähnliche Berichte erstellt werden: etwa im Vertriebscontrolling, in der Investitionsplanung, bei Mengen- und Preisentwicklungen, in der Kostenstellenbetrachtung oder bei wiederkehrenden Managementübersichten. Auch für Fachbereiche, die noch kein eigenes BI-Projekt umsetzen können oder wollen, kann eine robuste Excel-Logik ein großer Fortschritt sein.
Wichtig ist allerdings auch die Grenze dieses Ansatzes. Nicht jedes Reporting-Problem lässt sich dauerhaft mit Excel lösen. Wenn Datenmengen stark wachsen, viele Nutzer gleichzeitig auf dieselben Strukturen zugreifen oder unternehmensweite Steuerungsanforderungen steigen, wird ein echtes BI-System früher oder später sinnvoll. Doch genau deshalb ist ein sauber aufgebauter Zwischenstand so wertvoll: Er verbessert die aktuelle Arbeitsfähigkeit und schafft zugleich mehr Klarheit darüber, welche Datenlogik später in ein größeres System überführt werden kann.
Für Stadtwerke bedeutet das: Nicht immer ist sofort das große Projekt der beste erste Schritt. Oft ist es sinnvoller, die bestehende Excel-Nutzung zunächst auf ein robusteres Niveau zu heben. Wer Power Query und Pivot systematisch nutzt, kann Berichte belastbarer machen, Fehlerquellen reduzieren und Besprechungen deutlich besser vorbereiten.
Gerade in Zeiten, in denen Datenqualität, Auswertbarkeit und Entscheidungsfähigkeit im kommunalen Umfeld wichtiger werden, lohnt sich dieser pragmatische Blick. Nicht jede Verbesserung beginnt mit neuer Software. Manchmal beginnt sie damit, die vorhandenen Werkzeuge endlich sauber zu nutzen.
Drei typische Warnsignale im Stadtwerke-Reporting
- Berichte entstehen jeden Monat erneut per Copy-and-paste.
- Unterschiedliche Dateistände sorgen in Besprechungen für Unsicherheit.
- Die gleiche Datenaufbereitung wird in mehreren Dateien parallel gepflegt.
Drei realistische erste Schritte
- Datenquellen und Berichtszweck klar definieren.
- Wiederkehrende Aufbereitung mit Power Query standardisieren.
- Auswertungen mit Pivot-Tabellen auf einer sauberen Datenbasis aufbauen.
Über den Autor
Ralf Greiner ist spezialisiert auf Excel, Controlling mit Excel und digitale Lernpfade für Stadtwerke und kommunale Unternehmen. Im Mittelpunkt stehen praxisnahe Weiterbildungen, die sich direkt im Arbeitsalltag umsetzen lassen.
Weitere Informationen:
www.ralf-greiner.com