Die monatlich wiederkehrenden Herausforderungen, denen Personalleiter in Stadtwerken gegenüberstehen, insbesondere im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung sowie Zeit-Erfassung werden immer komplexer und nehmen stetig zu. Um Ihre Prozesse zu optimieren, möchte ich Ihnen einige nützliche Excel-Werkzeuge vorstellen, die Ihnen dabei helfen können, diese Aufgaben effizienter zu bewältigen.
1. Lohn- und Gehaltsabrechnungen überprüfen:
Für die Überprüfung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen eignet sich eine strukturierte Excel-Arbeitsmappe, die die verschiedenen Komponenten der Abrechnung berücksichtigt. Beispielhaft können Sie folgende Schritte befolgen:
Grundgehalt und Überstunden:
Verwenden Sie separate Tabellenblätter für Grundgehalt und Überstunden. Nutzen Sie Excel Formeln SUMME(), WENN() oder SUMMEWENN- Funktionen, um automatisch Gesamtbeträge zu berechnen. Zum Anreichern oder vergleichen von Daten hilft Ihnen die Formel SVERWEIS oder in Excel 365 der neue XVERWEIS. Beide Excel Funktionen nehmen Ihnen Suchaufwand ab.
Boni und Abzüge:
Erstellen Sie klare Spalten für Boni und Abzüge. Implementieren Sie die bedingte Formatierung „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ (Registerkarte Start/bedingte Formatierung/ Regeln zum Hervorheben von Zellen), um mögliche Fehler visuell zu markieren. Verwenden Sie einfache Grundrechen Formeln (Taschenrechner-Funktion wie plus, minus, mal, geteilt) um die korrekten Nettobeträge zu ermitteln.
Grafische Darstellungen:
Nutzen Sie Diagramme, um die Entwicklung von Gehältern, Überstunden und Boni über verschiedene Zeiträume zu visualisieren. Oftmals reichen einfache Säulen- und Balken-Diagramme völlig aus, um aussagekräftige Visualisierungen zu erhalten.
2. Urlaubs- und Krankheitsverwaltung:
Um Urlaubs- und Krankheitskonten zu überprüfen, empfehle ich die Verwendung von Excel-Tabellen mit integrierten Validierungsregeln und bedingter Formatierung.
Urlaubssalden:
Erstellen Sie eine Tabelle, die den aktuellen Urlaubssaldo jedes Mitarbeiters anzeigt. Nutzen Sie Dropdown-Listen (Registerkarte Daten/Datentools/Datenüberprüfung/Einstellungen), um die Auswahl auf genehmigte Urlaubsarten zu begrenzen.
Krankheitszeiten:
Implementieren Sie eine Spalte zur Erfassung von Krankheitszeiten. Verwenden Sie die bedingte Formatierung "Größer als" oder "Kleiner als", um auf auffällige Abweichungen farblich hinzuweisen.
Hinweis: Sollten Sie die Kennzahl "Krankenquote" ausrechnen und präsentieren empfehle ich die Kennzahl positiv umzuformulieren in "Gesundheitsquote". Anstatt von einer 10% Krankenquote zu sprechen, reden Sie von einer 90%igen Gesundheitsquote. Dies ist motivierender und positiver.
Automatische Benachrichtigungen:
Nutzen Sie Eingabemeldungen und Fehlermeldungen, um automatische Warnungen und Eingabehilfen zu generieren, wenn Urlaubsregelungen überschritten werden. (Registerkarte Daten/Datentools/Datenüberprüfung/Fehlermeldung bzw. Eingabemeldung)
3. Zeiterfassung und Arbeitszeitkonten überprüfen:
Die Kontrolle der erfassten Arbeitszeiten kann durch eine strukturierte Excel-Tabelle erleichtert werden.
Ein- und Ausstempelungen:
Sollten Sie noch kein digitales Zeiterfassungssystem haben, erstellen Sie Spalten für Ein- und Ausstempelungen. Nutzen Sie Formeln zur Berechnung von Arbeitsstunden und Überstunden. Nutzen Sie zur Eingabe-Erleichterung die Excel Formel =HEUTE(), um das heutige Datum automatisch angezeigt zu bekommen. Sollten Ihre Mitarbeiter selbst das aktuelle Tagesdatum in Listen einpflegen müssen empfehle ich der Short Cut "STRG ." (Steuerungstaste und Punkt-Taste gleichzeitig drücken).
Pausenregelung:
Implementieren Sie Spalten für Pausenzeiten und nutzen Sie die bedingte Formatierung, um Verstöße gegen Pausenregelungen zu kennzeichnen.
Auswertungen durchführen:
Verwenden Sie Power Query, um sich Kopier-Arbeit zu sparen und Pivot-Tabellen, um aggregierte Daten nach Abteilung oder Mitarbeiter zu analysieren und mögliche Unstimmigkeiten zu identifizieren.
Diese Excel-Werkzeuge können nicht nur die Genauigkeit Ihrer Prozesse verbessern, sondern Ihnen auch die Möglichkeit geben, Daten leicht zu überwachen und auf Unstimmigkeiten proaktiv zu reagieren.
Für detaillierte Anleitungen stehe ich Ihnen und Ihren Kollegen mit meiner Excel Lernplattform gerne zur Verfügung. Fordern Sie jetzt ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Angebot an und nutzen Sie meinen kostenlosen Testzugang.
Mit freundlichen Grüßen
Ralf Greiner
Excel Experte und Geschäftsführer der Excel Lernplattform ralf-greiner.com
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