Effizientes Controlling für Stadtwerke - Excel-Werkzeuge für eine optimale Budgetplanung und -überwachung

mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen einige Vorschläge für die Nutzung spezifischer Excel-Werkzeuge zur effizienten Bewältigung Ihrer wichtigsten Aufgaben im Bereich Budgetüberwachung und -planung unterbreiten.

Excel bietet eine Vielzahl leistungsstarker Funktionen, die Ihnen dabei helfen können, den Überblick zu behalten und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Für die Erstellung und Aktualisierung des monatlichen Budgets empfehle ich die Verwendung von Power Query in Kombination mit Pivot-Tabellen.

Power Query ermöglicht es Ihnen, Daten aus verschiedenen Quellen zu importieren und zu transformieren, um sie nahtlos in Excel zu integrieren.

Pivot-Tabellen bieten dann eine übersichtliche Darstellung Ihrer Budgetdaten. Hier ein einfaches Beispiel:

Power Query:

• Importieren Sie Ihre Budgetdaten aus verschiedenen Quellen wie ERP-Systemen und anderen Tabellen.

Pivot-Tabellen:

• Erstellen Sie dann eine Pivot-Tabelle, um die Daten nach relevanten Kategorien wie Abteilungen oder Kostenarten zu organisieren.

Hierbei ist die Verwendung von Pivot-Charts und Pivot-Tabellen besonders hilfreich. Ein Pivot-Chart ermöglicht es Ihnen, die Daten visuell darzustellen, um Abweichungen zwischen Budget und tatsächlichen Ausgaben besser zu erkennen. Beispiel:

Pivot-Charts:

• Erstellen Sie Säulen- oder Balkendiagramme, welche die Budgetwerte und die tatsächlichen Ausgaben gegenüberstellen.
• Als Grundregel eignen sich für "Zusammensetzungen" Balkendiagramme und für "Zeitreihen wie Monate, Quartale oder Jahre" Säulendiagramme. Auf 3D-Effekte und Kuchen-Diagramme kann gerne verzichtet werden😉
• Der besondere Vorteil von Pivot-Charts gegenüber den "normalen" Diagrammen ist die Möglichkeit des Filterns und der Sortierung.

Pivot-Tabellen:

• Nutzen Sie Pivot-Tabellen, um die Daten nach verschiedenen Dimensionen zu analysieren und mögliche Abweichungen zu identifizieren.
• Um sogenannte "visuelle Pivot-Tabellen" zu erstellen empfehle ich die Nutzung der "Bedingten Datenbalkenformatierung" als separate Spalte neben den Abweichungs-Werten. 

Bei der Analyse von Verbrauchsdaten ist Power Query erneut nützlich. Sie können damit große Mengen von Verbrauchsdaten importieren und diese dann in Excel für detaillierte Analysen nutzen.

Power Query:

• Importieren Sie Verbrauchsdaten aus verschiedenen Quellen wie CSV, Xlsx, PDF oder Datenbanken. Am besten eignen sich jedoch bereits als "Tabelle formatierte" Excel-Arbeitsmappen Exporte aus Ihrem Vorsystemen. Eine Nachfrage in der IT lohnt sich, um sich Transformations-Arbeit im Power Query Editor zu sparen.

Verbrauchsanalyse-Charts:

• Erstellen Sie Pivot-Charts wie Balken- oder Säulendiagramme, um Verbrauchsmuster zu identifizieren. 
• Als Grundregel gilt auch hier: Für "Zusammensetzungen" nutzen Sie Balkendiagramme und für "Zeitreihen wie Monate, Quartale oder Jahre" Säulendiagramme.
• Legen Sie auch ein einheitliches Farb-Schema fest (Vorjahr - grau, Ist- schwarz, Hochrechnung - Musterfüllung). Verwenden Sie nicht zu viele Farben, damit es aussagekräftig und einfach bleibt.

Hierfür können Sie Excel für die Verwaltung von Rechnungsdaten und die Erstellung von Finanzberichten nutzen.

Zahlungsverfolgung:

• Nutzen Sie Excel-Tabellen, um Zahlungseingänge zu verfolgen und Zahlungsrückstände zu identifizieren. Hierbei hilft Ihnen eine simple Rechenspalte, in der Sie die "Überfälligkeit in Tagen" ausweisen, was ich aus dem "Datum Rechnungsfälligkeit" und "Datum Zahlungseingang" ausrechnen lässt.
• Zur Umsetzung empfehle ich die Nutzung der "Benutzerdefinierten Spalte" im Power Query Editor.

Excel ist ebenfalls ideal für die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, sofern Sie noch kein integriertes Personal-Management-System haben und flexibel bleiben möchten:

Excel-Tabellen:

• Verwalten Sie Mitarbeiterstunden, Urlaubstage und andere HR-bezogene Informationen in sogenannten "intelligenten Excel-Tabellen".
• Werten Sie Personalkennzahlen mit Pivot-Tabellen mithilfe des "berechneten Feldes" aus. Der Vorteil, des berechneten Feldes in Pivot-Tabellen ist, dass die Rechenformeln durch die Möglichkeit "Formeln auflisten" in einem separaten Blatt aufgelistet werden kann. Dies steigert die Transparenz der Kennzahlen und hilft auch neuen Mitarbeitern sofort die Rechenschritte leichter nachvollziehen zu können.

Diese Excel-Werkzeuge bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten effizient zu verarbeiten und in aussagekräftige Informationen umzuwandeln.

Eine geschickte Kombination aus Power Query, Pivot-Tabellen und Pivot-Charts ermöglicht eine detaillierte Analyse Ihrer Finanzdaten, Verbrauchsmuster und Personalinformationen.

Wenn Sie weitere Unterstützung bei der Implementierung dieser Werkzeuge benötigen oder spezifischere Anleitungen wünschen, stehe ich Ihnen gerne mit meiner Excel Lernplattform 24/7 an 360 Tagen im Jahr zur Verfügung.

Melden Sie sich gerne noch heute bei mir für ein passgenaues Angebot für Ihr Unternehmen und nutzen Sie den kostenlosen Testzugang zu unserer Excel Lernplattform.

Mit freundlichen Grüßen,

Ralf Greiner

Excel Experte und Geschäftsführer der Excel Lernplattform ralf-greiner.com