Bildquelle: „KI-generiertes Bild mit OpenAI DALL·E“
„Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – auch in Excel.“
Pivot-Tabellen sind das Herzstück vieler Auswertungen in Stadtwerken. Ob Energieverbrauch, Kundenabrechnungen oder interne Controlling-Berichte: Ohne Pivot-Tabellen wäre vieles unnötig mühsam.
Doch Hand aufs Herz: Wie oft sehen Pivot-Tabellen in Präsentationen oder Reportings „roh“ aus – technisch korrekt, aber optisch eher abschreckend?
Dabei gilt gerade in Stadtwerken: Daten müssen nicht nur stimmen, sie sollen auch verständlich und ansprechend präsentiert werden.
Mit 13 einfachen Kniffen mit Excel-Mustervorlage können Sie Ihre Pivot-Tabellen in Excel deutlich lesbarer und professioneller gestalten.
So sorgen Sie dafür, dass Ihr Bericht beim nächsten Jour fixe nicht übersehen wird – sondern sofort überzeugt.
13 Pivot-Tipps für Stadtwerke
1. Feldkopfzeilen optimieren
Störende Dropdown-Pfeile? Einfach ausblenden. Oder: Feldnamen klar und sprechend umbenennen. Statt „Summe von Verbrauch“ z. B. „Verbrauch in kWh“.
2. Zahlen richtig formatieren
Tausender-Trennzeichen einschalten, unnötige Dezimalstellen entfernen. Schon wirkt die Tabelle seriös und ist leichter lesbar.
3. Sortieren statt suchen
Ob Kundennamen, Produkte oder Monate – mit einer klaren Sortierung (alphabetisch oder nach Größe) behalten alle den Überblick.
4. Berichtslayout anpassen
Das Standardlayout wirkt oft unübersichtlich. Mit dem „Gliederungsformat“ oder „Tabellenformat“ können Sie Struktur in die Darstellung bringen.
5. Farben dezent einsetzen
Nutzen Sie bedingte Formatierungen mit Datenbalken – aber bitte gedeckt. Keine knalligen Regenbogenfarben, sondern seriöse Farbtöne, die Muster unterstützen statt ablenken.
6. Plus- und Minusschaltflächen ausblenden
Die kleinen Kästchen für das Auf- und Zuklappen sind praktisch beim Arbeiten, aber störend in Präsentationen. Einfach deaktivieren.
7. Leerzeilen vermeiden
Durch saubere Daten-Tabellen entstehen diese gar nicht erst in Pivot. Achten Sie auf Ihre Datenbasis– das sorgt für bessere Lesbarkeit.
8. Gesamtergebnisse oben anzeigen
Gesamtergebnisse am Ende übersieht man leicht. Mit einer zweiten Pivot-Tabelle können Sie Summen und Durchschnittswerte ganz nach oben ziehen.
9. Spaltenbreiten fixieren
Excel passt Spalten beim Aktualisieren automatisch an – was schnell das Layout zerstört. Schalten Sie das ab, um Einheitlichkeit zu sichern.
10. Eigene Pivot-Designs erstellen
Nutzen Sie Ihre Unternehmensfarben und machen Ihre Tabellen CI-konform. Achten Sie jedoch darauf, dass es nicht zu bunt wird, die Farben klar voneinander unterscheidbar bleiben und vermeiden Sie rot und grün, da diese Farben für negative und positive Abweichungen vorgesehen sind. Am besten eignen sich schwarz, blau und graue Farbtöne.
11. Wertebereiche hervorheben
Heben Sie Abweichungen in einer gesonderten Spalte mit der bedingten Datenbalkenformatierung hervor. So erkennen auch Nicht-Excel-Profis sofort, wo Handlungsbedarf besteht.
12. Filter klar sichtbar machen
Ein Datenschnitt sorgt für Übersicht und Bedienkomfort – statt sich durch Dropdown-Listen zu quälen.
13. Beschriftungen vereinfachen
Kurze, klare Beschriftungen statt kryptischer Feldnamen. Das steigert die Verständlichkeit gerade für Kollegen, die nicht täglich mit Pivot arbeiten.
Fazit: Pivot-Tabellen, die überzeugen
Ein technisch perfekter Bericht ist wertlos, wenn ihn niemand versteht.
Mit diesen 13 Tipps machen Sie Ihre Pivot-Tabellen nicht nur funktional, sondern auch optisch ansprechend.
Und wie immer gilt: Weniger ist mehr – setzen Sie Akzente, die Klarheit schaffen.
💡 Praxis-Tipp für Stadtwerke:
Alle beschriebenen Schritte haben wir für Sie auf unserer Lernplattform mit LernVideo, Excel-Mustervorlage und Klickleitfaden (PDF) aufbereitet. So können Sie direkt selbst loslegen – ohne
Frust und ohne endloses Suchen in Excel.
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Schöne Grüße
Ralf Greiner
Lernplattform für Stadtwerke