Bildquelle: „KI-generiertes Bild mit OpenAI DALL·E“
„Oh wow … jetzt springen die Abweichungen ja direkt ins Auge!“
Wer in einem Stadtwerk regelmäßig mit Excel arbeitet, kennt das Problem:
Tabellen voller Zahlen – von Verbrauchsdaten, Abrechnungen, Energieumsätzen bis hin zu internen Budgetübersichten. Alles korrekt, alles vollständig – aber mal ehrlich: Wer erkennt auf den
ersten Blick, wo die Abweichungen liegen?
Genau hier hilft ein oft unterschätztes Werkzeug: Die bedingte Formatierung mit Datenbalken.
Der Praxisfall aus dem Stadtwerke-Alltag
Stellen Sie sich vor, Sie analysieren monatliche Stromverbräuche in verschiedenen Ortsteilen.
In einer Spalte stehen die geplanten Werte, in der nächsten die tatsächlichen Verbrauchszahlen. Auf dem Papier ist das alles korrekt – aber ohne optische Hilfsmittel muss man jede Zahl einzeln vergleichen.
Das kostet Zeit und Nerven.
Die entscheidende Frage: Wo liegen die größten Abweichungen und wie kann ich sie sofort erkennen?
Die Lösung: Datenbalken in Farbgebung mit Bedeutung statt Zahlensalat
Mit der bedingten Datenbalkenformatierung verwandeln Sie Ihre Zahlenkolonne in eine leicht verständliche Grafik – direkt in der Tabelle.
So geht’s Schritt für Schritt:
- Markieren Sie die Spalte mit den Abweichungen (z. B. Ist minus Plan).
- Gehen Sie im Menü auf Start → Bedingte Formatierung → Datenbalken.
- Wählen Sie weitere Regeln / haken setzen bei "nur Balken anzeigen", Farbe grün für positive Werte, rot für negative Werte (oder umgekehrt je nach Ihrer Bedeutung)
- Fertig – jede Zelle enthält nun zusätzlich einen Datenbalken, dessen Länge der Höhe der Abweichung entspricht.
Das Beste: Sie haben immer noch die Zahlen im Blick, aber Ihr Auge erkennt sofort, wo es brennt.
Hands-on Beispiel für Stadtwerke
Ein Team in den Stadtwerken möchte monatlich sehen, wie die geplanten Netzkosten im Vergleich zu den tatsächlichen Ausgaben stehen.
- Bisher: Endlose Listen → mühsames Suchen nach Auffälligkeiten.
- Neu: Mit der Datenbalkenformatierung wird sofort sichtbar, dass die Abweichungen im Ortsteil „Nord“ besonders groß sind.
Statt minutenlang Zahlen zu vergleichen, erkennt das Management auf einen Blick, wo genauer hingeschaut werden muss.
Warum das in Stadtwerken so wichtig ist
👉 Lesbarkeit steigt massiv – auch für
Kollegen, die keine Excel-Profis sind.
👉 Entscheidungen können schneller getroffen werden, weil die Auffälligkeiten optisch hervorgehoben sind.
👉 Zeitersparnis im Alltag – weniger Zahlenjonglage, mehr
Fokus auf Lösungen.
Fazit
Manchmal sind es nicht die großen neuen Tools wie Power Query oder KI, die sofort helfen, sondern ein einfacher Trick in Excel.
Die Datenbalken-Formatierung macht Zahlen sichtbar und verständlich – und verwandelt trockene Tabellen in Entscheidungsgrundlagen, die in Stadtwerken wirklich genutzt werden.
Und falls Sie das direkt selbst umsetzen wollen:
👉 Auf unserer Lernplattform für Stadtwerke finden Sie die
passende Mustervorlage zum Download – mit nur wenigen Klicks einsatzbereit für Ihre eigenen Daten. Jetzt kostenfrei testen für
Stadtwerke.
Schöne Grüße
Ralf Greiner
Lernplattform für Stadtwerke